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ONLYOFFICE pasa de DocSpace a Apps: así cambia su oficina en la nube

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Con ONLYOFFICE Docs 10 llegaron novedades para los editores de la suite ofimática, pero también un cambio en la plataforma que los acompaña. Lo mencionamos entonces y merece detenerse en ello: ONLYOFFICE DocSpace da paso a una propuesta de aplicaciones modulares, con almacenamiento, salas de colaboración, formularios y agentes de inteligencia artificial organizados en componentes que se pueden combinar según las necesidades.

Hace un par de meses dedicamos una guía a dar los primeros pasos con ONLYOFFICE DocSpace, una plataforma para trabajar con documentos desde el navegador, guardarlos y compartirlos, tanto en la nube de la compañía como en un servidor propio. Su elemento más característico eran las salas, espacios con distintos permisos y funciones para colaborar con otras personas. Pues bien, esa base explica buena parte de lo que ahora encontramos en Apps. De una plataforma a cuatro aplicaciones

Según explica la compañía en el anuncio del cambio de DocSpace a Apps, las funciones se reparten entre Files, Rooms, Forms y AI Agents. El planteamiento consiste en utilizar los editores como base y ampliarlos con las aplicaciones que hagan falta, en lugar de presentar todas esas capacidades dentro de un único espacio. Almacenamiento, colaboración, recogida de datos y automatización pasan así a tener una identidad propia dentro del conjunto.

Las cuatro aplicaciones se ofrecen como software gratuito bajo la licencia AGPLv3, como parte de la propuesta ONLYOFFICE Docs + Apps.

https://www.muylinux.com/wp-content/uploads/2026/11/ONLYOFFICE-Apps.jpg Files y Rooms: documentos personales y trabajo compartido Files es el punto de partida para gestionar los documentos. Permite subir archivos, organizarlos en carpetas y compartirlos mediante enlaces públicos o restringidos, con permisos de lectura, comentario, revisión o edición. Es el componente más próximo a lo que esperamos de un almacén de documentos en la nube, conectado con los editores para trabajar sobre su contenido.

El espacio personal mantiene los archivos privados hasta que se decida compartirlos. Cuando un proyecto necesita una organización más definida, los documentos seleccionados se pueden trasladar a Rooms. Files también incorpora asistencia de IA para localizar archivos por tema o tamaño, detectar duplicados y proponer una limpieza. Rooms conserva la organización por salas de DocSpace, con espacios preparados para diferentes formas de colaboración. Las salas de colaboración facilitan la edición conjunta en tiempo real; las públicas sirven para compartir contenido con personas ajenas a la organización; las salas de datos virtuales se orientan a documentación sensible; y las personalizadas permiten ajustar el entorno al trabajo que se vaya a realizar.

La diferencia práctica está en cómo se organiza el acceso: Files permite compartir documentos concretos, mientras que Rooms reúne archivos y participantes bajo unas reglas comunes. Para un equipo que trabaja habitualmente con la misma documentación, la sala proporciona ese contexto compartido y sus correspondientes permisos. Forms: del formulario a las respuestas Forms reúne el proceso de creación, distribución y recogida de formularios PDF rellenables. Cuenta con un creador integrado y permite compartirlos con usuarios internos o participantes externos, recopilar los envíos y comprobar qué formularios están completados o pendientes.

Su utilidad se entiende bien en solicitudes, inscripciones o cualquier procedimiento que obligue a recoger la misma información de varias personas. Las respuestas permanecen vinculadas a sus formularios de origen y los datos se pueden exportar a XLSX o guardar en una base de datos para seguir trabajando con ellos.

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